Q1：几千份纸质存量档案，做数字化大概需要多长时间？
A：档案数字化工期不能只看档案份数，核心取决于档案总页数、纸张状态、前期案卷整理基础、著录字段数量、质检标准以及加
工团队人员配置。
以几千份普通文书档案、档案保存完好、前期已完成案卷整理为参考：
- 仅做纯扫描+基础图像处理：在人员充足条件下可较短时间完成；
- 全套数字化加工（拆卷整理→扫描→图像处理→著录编目→多级质检→数据挂接入库）：
档案规整、著录字段少、质检标准常规，加工团队并行作业，工期一般2‑6周；
如档案老旧脆化、缺卷缺页，需要重新整理排序，或著录字段多、执行严格质检标准，工期会延长至1‑2个月。
中禁创科数字档案管理系统支持分批导入上线模式，不需要等全部档案加工完毕才启用系统。可以加工一批、导入一批，边加工边
使用档案系统，不必整体等待全部项目完工，缓解项目落地压力。
Q2：纸质档案数字化麻烦吗？主要包含哪些工作？
A：数字化不是简单拍照扫描，完整流程分为前期整理、数字化加工、著录录入、质检校验、数据挂接入库五大块。很多客户只关注
扫描速度，但整理、著录、质检往往是占用项目最多工时的环节。
1.前期整理：拆卷、排序、修补破损档案、去除装订物；
2.数字化加工：扫描、纠偏、裁边、去污、图像质检；
3.著录编目：录入档号、题名、责任者、日期、保管期限等元数据；
4.数据质检：核对图像完整性、目录与原文匹配度；
5.数据挂接：目录元数据和扫描影像一一绑定，导入档案管理系统。
全部流程工作量不小，但可以采用两种落地模式：
①外包专业数字化加工团队完成扫描整理，输出标准化成果；
②内部人员自行加工。
中禁创科数字档案管理系统兼容行业标准数字化成果格式，外部加工完成后的目录、扫描件，可直接导入系统，不用二次改造。Q3：数字化加工完成之后，档案目录和扫描件怎么录入系统？需要一条条手动录吗？A：不需要全部手动逐条录入，分两种场景：
1.已经完成数字化加工，输出Excel目录+扫描影像文件：
中禁创科数字档案管理系统提供批量导入模板，按模板整理目录信息，一键批量导入目录；扫描件支持批量上传，系统可依据档号
自动匹配挂接影像，大幅减少手工录入工作量。
2.无外部加工成果，需要内部直接在系统做著录：系统内置文书、合同、财务等多套档案门类著录模板，支持自定义著录项；下拉选择、日历选择、复制复用等功能，降低单条档案
录入工作量；支持单案卷、单文件新增录入，适合小批量补录。
>实操建议：大批量存量档案优先由数字化加工方输出标准目录，再批量导入系统；零散新增档案，直接在系统内线上著录归档。
Q4：档案数字化之后，旧的纸质档案还需要保留吗？
A：按照档案法规要求，数字化副本不能直接替代原件，纸质原件仍需要按保管期限妥善保管。数字化主要解决检索、借阅、线上
查阅利用，减少原件反复调取磨损。
中禁创科数字档案管理系统同时支持电子档案管理与实体档案库房台账管理，可以在系统登记纸质档案存放位置、库房、柜号，实
现电子档案查阅、实体档案台账一体化管理。Q5：几千份档案全部数字化成本很高，能不能先上系统，后期再逐步做数字化？A：可以，这也是很多中小企业的落地路径。
中禁创科数字档案管理系统支持“先系统、后数字化”分步建设模式：
1.先部署上线档案系统，完成基础配置、权限设置；
2.优先把现有电子档案、已经整理好的目录录入系统，把档案管理业务跑通；
3.存量纸质档案分批次开展数字化加工，加工完成一批，导入一批系统。
不用一次性投入全部数字化预算，业务可以先行启用，降低项目一次性压力。 Q6：数字化加工的数据导入系统以后，如何保障档案数据安全？A：数字化成果导入中禁创科数字档案管理系统后，从多维度保障档案安全：
1.权限管控：按角色分配查阅、下载、编辑权限，不同岗位看到不同档案；
2.操作留痕：档案查阅、导出、修改、删除全流程日志记录，可追溯；
3.水印防护：预览、导出可配置防盗水印；
4.备份机制：支持全库数据备份，支持定期备份策略，防止数据丢失；
5.符合电子档案管理相关规范，满足收‑管‑存‑用‑安全全链路管理要求。 Q7：数字化加工成果导入系统，会出现目录和扫描件对不上的问题吗？怎么规避？A：目录与影像挂接错误是数字化项目高频问题。
一方面在数字化加工环节要做好质检核对；另一方面，中禁创科数字档案管理系统导入时，支持档号匹配校验，导入后可快速抽
检挂接结果；发现错配可以批量调整、重新挂接，方便后期修正。建议项目交付时，按比例抽检目录‑影像对应关系，再正式投入
使用。 Q8：档案系统部署完成后，数字化加工、档案录入需要我们单位人员掌握很高技术吗？A：不需要复杂技术能力。
系统著录、批量导入、档案检索借阅均为业务化操作，档案管理人员经过基础培训即可上手。针对存量档案数字化项目，也支持远
程部署先行，系统先上线使用，后续再开展专项培训，适配县域制造企业、中小型单位的现实情况。
>本文为产品常见业务问答，仅供参考，具体实施结合单位档案实际情况与国家档案相关标准执行。
