档案分类是归档文件整理的基础核心环节，直接决定全宗档案体系的有序性、检索利用效率与长期保管质量。现行

行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）统一规范了机关企事业单位归档文件分类逻辑、方法选用与实操

细则。本文结合标准条文与一线档案实操，系统拆解档案分类全流程要点，为档案从业人员提供标准化工作指引。

 一、档案分类的内涵与核心价值

全宗内归档文件分类，指按照文件形成来源、时间、内容、载体等特征，将零散归档文件划分层级类别，搭建逻辑

统一、有机完整的档案体系的全过程，涵盖分类方法选取、分类方案编制、文件归类三大核心工作。

科学规范的分类具备三重核心作用：

1. 还原文件历史联系：依据事由、机构、年度特征归集同类文件，完整留存单位履职活动原始脉络，避免文件碎片

化割裂；

2. 简化后续整理工序：为文件排列、编目、装盒、库房排架、到期鉴定、数字化归档提供统一底层逻辑；

3. 提升查阅利用效率：形成标准化检索路径，实现按年度、部门、保管期限快速定位目标档案，适配线上线下一体

化档案管理。

DA/T 22—2015虽简化归档整理多项流程，但明确将分类列为不可省略的基础步骤，是全生命周期档案管控的前置

关键。

 二、三大基础单一分类法标准实操规范

标准划定年度、机构（问题）、保管期限三类通用基础分类法，为全国各类型立档单位统一适用标准，禁止单独采用

文号、级别等易割裂文件联系的分类方式。

 （一）年度分类法（应用最广泛）

核心逻辑：以文件签发落款日期判定归档年度，匹配机关年度归档制度，直观反映单位逐年工作轨迹。

 实操判定细则（标准硬性要求）

1. 多时间特征文件判定

计划、总结、预算、年报、表彰、法规等跨年度内容文件，一律以签发落款年度归档。例：2025年印发《2026年度

工作方案》归入2025年度；2026年印发上一年度总结归入2026年度。

2. 跨年度履职文件归类

跨年度会议材料归入闭幕年；跨年度案件、项目材料归入办结年；来文、复文合并为一件时，以复文签发年度为准。

3. 多文件组件为一件

正本+定稿、正文+附件、转发文+被转发文、请示+批复组为一件，以排序首位文件签发日期定年度。

4. 无日期内部白头文件

通过内容、格式、载体考证推定年份；无法考证时，按归档年度归类，并在归档目录备注栏标注说明。

5. 特殊业务专门年度

学校教学学年、农业生产年度等专项工作文件，可单独按专门年度划分，其余常规文件仍按公历年区分。

信息化管理补充要求：推行随办随归电子归档，尽量统一文件形成年度与归档年度，减少元数据混淆，简化数字档

案校验、检索流程。

 （二）机构（问题）分类法（二选一，不可混用）

标准明确：同一层级分类只能选用机构或问题其中一种，禁止交叉设置类目。

1. 机构分类法

按承办、发文内设机构划分类目，完整保留文件来源关联，适配部门分工归档的大中型单位。

- 归类规则：以发文主办机构为准；多部门联合行文归入主办部门；机关名义发文、业务部门起草文件归入业务承办

部门；临时机构单独设类，合署办公临时机构并入对应常设部门类目。

- 类目排序：领导综合部门在前，业务、后勤部门依次排序，与单位内设机构序列保持一致。

2. 问题分类法

按文件反映的工作主题划分类目，适配机构频繁调整、内设部门简单、职能交叉的单位，常见设置党群类、业务类、

行政后勤类。

- 实操注意：类目设置依托单位核心职能，体系简洁统一；同类主题文件每年固定归入同一类目，不得随意调整，避

免检索混乱；该方法主观性较强，无特殊情况优先选用机构分类法。

 （三）保管期限分类法

依据档案价值划分为永久、30年、10年三类，将不同保管价值文件物理、逻辑分层，三大管理优势：

1. 差异化实施库房保护、数字化备份、MD5定期校验等保管措施；

2. 为到期档案鉴定、移交进馆、销毁处置提供清晰区分依据；

3. 复式分类体系中作为底层分类，实现档案精细化管控。

短板说明：同一事由文件可能因保管期限不同分散存放，手工管理需配套专题目录；数字档案系统可依靠元数据关

联检索，弥补实体分离短板。

 三、复式分类法：主流层级分类方案与适用场景

单一分类法仅适用于微型单位少量文件，绝大多数机关采用多层级复式分类法，即组合两类及以上基础分类法搭建

分类方案，方案一经确定需长期稳定，确需调整不得打乱已整理档案，变动情况记入全宗指南备查。

 （一）标准推荐三级分类法（大中型单位首选）

1. 年度—机构（问题）—保管期限（行业最通用）

适用：内设机构稳定、实行部门立卷归档的机关、事业单位、国企。

层级示例：2026年→办公室→永久/30年/10年；2026年→业务科→永久/30年/10年。

2. 年度—保管期限—机构（问题）

适用：以保管价值为核心管控重点、每年大批量开展档案数字化、定期四性检测的单位。

 （二）两级简化分类法（小型基层单位）

年度—保管期限，标准明确推荐，适用于机构简单、年归档文件数量少的乡镇、社区、小型分支机构。

层级示例：2026年永久、2026年30年、2026年10年。

 （三）其他常用复式分类组合（按需选用）

1. 保管期限—年度—机构：以到期鉴定、档案移交为核心工作的档案馆、撤销单位；

2. 机构—年度—保管期限：机构长期不变、逐年归集部门档案的单位；

3. 保管期限—年度—问题：机构频繁变动、无稳定内设部门的临时工作组、专项项目专班。

 --------*分类体系红线禁忌*--------

同一层级不得混用两套分类标准。例如年度类目下同时设置“办公室、会议类”，既按机构又按问题分类，会割裂

同一业务完整文件，破坏档案历史联系，违背DA/T 22—2015分类原则。正确做法：会议材料按主办部门归入对应机

构类目。

 四、分类方案编制与动态管理规范

分类方案是全宗档案整理、数字化、长期保存的法定依据，编制与调整需遵循三大准则：

1. 稳定性优先：类目层级、划分标准长期不变，保障历年档案体系统一；

2. 适配单位规模：大型机关采用三级分类，基层小型单位简化为两级分类，杜绝过度细分增加管理成本；

3. 调整留痕管理：机构改革、职能变更确需修改分类方案时，自新年度启用新版体系，已归档档案不重新拆分归类，

变更说明写入全宗指南、数字档案系统备注字段。

 五、数字档案背景下分类工作延伸要求

结合DA/T 70—2018电子档案长期保存规范，档案分类体系需同步适配数字化管理：

1. 分类层级完整嵌入数字档案元数据，档号结构严格匹配分类方案（全宗号-年度-机构代码-保管期限-件号）；

2. 依托分类体系开展定期原文MD5校验任务（fileMd5Task），按年度、部门批量扫描校验，快速定位损坏、篡改档

案；

3. 分类类目作为检索筛选核心维度，支撑电子档案四性自动检测、批量导出、在线查阅，实现实体档案与数字档案分类

逻辑一体化。

 结语

档案分类是贯穿档案收集、整理、保管、利用、移交全生命周期的基础性工作，所有操作必须严格对标DA/T 22—2015标

准。立档单位需结合自身机构规模、文件产出量、管理模式选定适配的复式分类方案，守住“同一层级单一分类标准、分

类方案稳定、还原文件历史联系”三大底线。标准化分类体系，既是实体档案有序管理的前提，也是数字档案长期安全保

存、持续开展真实性完整性校验的底层支撑。