“档案放在文件柜里，需要用的时候翻半天找不到”、“员工离职了，他的合同和考核表散落在各个部门”

、“项目做完了，图纸和验收报告到处是，审计来了手忙脚乱”——这些场景，几乎每一家成长中的企业

都经历过。

2023年10月1日起施行的《企业档案管理规定》（国家档案局令第21号）明确要求：企业档案工作是企业

不可缺少的基础性、支撑性工作。档案管理不是“可有可无”的后勤事务，而是维护企业和职工合法权益

、支撑企业经营决策的基础工程。

本文以数字档案管理为基准，兼顾不同类型企业的实际情况和灵活性需求，讲清楚企业档案该怎么整理、

怎么归档。

一、先搞清楚两个基本概念：“件”和“卷”

很多企业档案管理混乱，根源在于没搞明白最基本的整理单位。

“件”是文书档案的基本整理单位。根据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），归档文件一般以每份文

件为一件。正文与附件为一件，正本与定稿为一件，来文与复文可为一件。按“件”整理的好处是灵活——每

份文件独立编号、独立调取，新文件来了随时追加。该标准适用于各级机关、团体、企事业单位对应作为文书

档案保存的归档文件的整理。

“卷”是将互有联系的文件组合成一个整体。一个项目从立项到验收的全部文件、一个员工从入职到离职的

全部材料，都适合按“卷”整理。按“卷”的好处是完整——调取一个案卷，就能看到事情的全貌。

核心判断标准只有一个：文件之间是否存在“必须作为一个整体才能理解”的内在联系。有联系则按卷，无联

系则按件。两者没有高下之分，只有适用之别。

档案整理的4项原则是：遵循文件材料的形成规律；保持文件材料之间的有机联系；区分不同价值，便于保管和

利用；逐步推进卷件融合管理。

 二、哪些档案适合按卷归档？

根据《机关档案管理规定》，“科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理”。以下几类企业

核心档案均适用按卷归档。

（一）人事档案：一人一卷

人事档案实行 “一人一卷”，以员工个人为单位立卷。主要内容包括：入职材料（简历、学历证明、劳动合同）

、岗位变动记录、考核评价、培训记录、奖惩材料、薪资调整审批等。

为什么按卷？人事档案的核心是以“人”为中心。一个人的全部材料必须作为一个整体来反映其职业生涯全貌。

如果按“件”拆开，查阅时需在多个位置翻找，效率极低。

灵活性考量：在数字档案管理系统中，“一人一卷”可以是逻辑上的卷——系统通过员工号将所有“件”关联在

一起，实体上每份材料可以独立存储、独立更新，但查阅时一键调出该员工全部档案。这种方式既保留了按卷的

完整性，又获得了按件的灵活性。新产生的考核表、培训记录可以随时作为独立“件”归档，系统自动归入该员

工的“卷”中，无需拆卷重装。

（二）研发（科研）档案：按课题立卷

研发档案实行 “按课题（项目）立卷”。《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）规定，科研档案应

按照项目类型进行分类整理。一个课题的全部文件材料——从立项申请、实验记录、测试报告到成果鉴定——应作

为一个整体归档。

为什么按卷？研发活动具有明确的阶段性和连续性——从开题、研究试验、总结鉴定到成果申报，每个阶段环环相扣。

只有按卷归档，才能完整保留研发的全过程记录，包括失败的经验和数据。

灵活性考量：课题简单的可按课题组卷，文件较多的可按阶段分别组卷。在数字系统中，每个阶段可以独立为一个“件”

或子卷，通过关联字段组合成完整的课题案卷，便于分阶段归档和按需调阅。

（三）项目（工程）档案：按项目组卷

项目档案实行 **“按项目（或项目阶段）组卷”** 。《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）规定：组卷

要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系。一个项目的全部文件——立项审批、勘察设计、

招投标、施工记录、隐蔽工程验收、竣工图纸、验收报告——应作为一个完整的案卷体系归档。

为什么按卷？ 项目文件之间存在天然的因果链条——没有立项就没有设计，没有设计就没有施工，没有施工就没有验

收。只有按项目组卷，才能完整呈现项目全过程，便于审计、运维和改扩建时查阅。

灵活性考量：大型项目可按阶段分别组卷（如设计阶段一卷、施工阶段一卷、验收阶段一卷），在系统中通过项目编号关

联。竣工图等核心文件可单独标注、重点保管。

（四）会计档案：按年度立卷

会计档案实行 “按年度、按类别立卷”。《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）明确，单位应当加强会计

档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度。会计凭证、会计账簿、财务会计报

告等分别立卷装订。

为什么按卷？会计档案之间存在严密的勾稽关系——凭证支撑账簿，账簿支撑报表。只有按卷完整保存，才能保证财务数据

的可追溯性和审计的完整性。

灵活性考量：在数字系统中，会计凭证可以按“件”逐份扫描录入，系统自动按年度、类别归集，既保证了账证表的一体关

联，又实现了单份凭证的快速检索。

 三、哪些档案适合按件归档？

《机关档案管理规定》明确提出：“文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整

理”。这几类档案的共同特点是：每份文件或每件实物相对独立，彼此之间不存在像项目文件那样必须作为整体才能理解

的强关联。

（一）文书档案：按件整理

文书档案是企业中最常见、产生量最大的一类档案，包括行政公文、通知通报、会议纪要、工作报告、规章制度、请示批复、

往来函件等。

按件整理，怎么界定“一件”？根据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）：

- **正文与附件**为一件

- **文件正本与定稿**为一件

- **原件与复制件**为一件

- **转发文与被转发文**为一件

- **来文与复文**（请示与批复、报告与批示、函与复函等）可为一件

- **报表、名册、图册**等一册（本）为一件

- **简报、周报**等材料一期为一件

- **会议纪要、会议记录**一般一次会议为一件

为什么按件？文书档案的每份文件基本可以独立发挥作用——一份通知、一份报告、一份批复，单独拿出来就能说明问题。

按件整理后，每份文件独立编号、独立调取，检索利用极为方便。新文件产生后随时追加，无需拆卷重装。

需要留意的是：同一事项的连续办理材料（如一项审批从申请到批复的全过程），如果关联性极强，也可以合并为一件处理。

（二）照片档案：按张整理

照片档案包括企业在各项活动中形成的具有保存价值的照片。一张照片即为一件。如果若干张照片反映同一内容，应选

择具有代表性和典型性的照片归档。

照片档案按年度、保管期限等分类项进行分类，档号结构一般为“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号”。

（三）录音、录像档案：按盒（盘）整理

录音、录像档案包括企业在会议、活动、项目中形成的录音和录像资料。一盒录音带（或一个录音文件）、一盘录像带

（或一个录像文件）即为一件。

声像档案同样按年度、保管期限等分类项进行分类整理。每个活动的录音或录像资料一般作为一件归档。

（四）实物档案：按件整理

实物档案是企业获得或形成的具有保存价值的实物，包括奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书、印章、纪念品、题

词等。一件实物即为一件。成套的实物按一件计。

实物档案可按物品种类分类（如奖状类、锦旗类、奖杯类、奖牌类、证书类等），在实物不影响品相的合适位置

贴上标签，填写档号、题名、日期等信息。实物档案一般应作永久保管。

（五）其他按件归档的档案类型

随着企业信息化的发展，以下新兴档案类型同样按件整理：

- **业务数据档案**：各类业务系统产生的结构化数据

- **公务电子邮件档案**：与企业公务活动相关的电子邮件

- **网页信息档案**：企业官网、公众号等发布的信息

- **社交媒体档案**：企业在社交媒体平台发布的内容

这些档案类型产生量大、更新频繁、每份相对独立，按件整理是最自然的选择。

 四、“三合一”制度：先定规则再动手

在动手整理之前，企业需要先做一件事：建立自己的 “三合一”制度——即档案分类方案、文件材料归档范围

和档案保管期限表一体化制度。

“三合一”制度是规范档案全生命周期管理的基础性制度。它要回答三个问题：

1. 分几类？ 企业档案一般分为文书、科技（科研、基建、设备、产品）、会计、人事、照片、录音、录像、

实物等门类。

2. 收什么？每一类档案的具体归档范围是什么？

3. 存多久？每类档案的保管期限是永久、30年还是10年？

制度明确了，整理才有依据。很多企业档案管理混乱，根源就在于“三合一”制度缺失——该收的没收、该留的没

留、该销的没销。

五、一张表看懂怎么归档

| 档案类型 | 整理方式 | 核心原因 |

|-------------|----------------------- ---|----------------------------------------------------|

| 人事档案 | 按卷（一人一卷）     | 以人为中心，需完整呈现个人全貌            |

| 研发档案 | 按卷（按课题立卷） | 科研活动有明确阶段性和连续性                |

| 项目档案 | 按卷（按项目组卷） | 文件间有因果链条，需呈现项目全过程   |

| 会计档案 | 按卷（按年度立卷） | 账证表之间存在严密勾稽关系                    |

| 文书档案 | 按件（一份一档）     | 文件相对独立，便于检索利用                     |

| 照片档案 | 按件（一张一档）     | 每张照片独立，无强关联                              |

| 录音录像档案 | 按件（一盒/一盘一档） | 每份声像资料独立成件                   |

| 实物档案 | 按件（一件一档）     | 实物独立，无法合并装订                              |

| 业务数据/邮件/网页/社交媒体 | 按件 | 产生量大、更新频繁、每份独立      |

判断标准始终只有一个：文件之间是否存在“必须作为一个整体才能理解”的内在联系。有联系则按卷，无联系

则按件。两者没有高下之分，只有适用之别。

 六、数字档案管理系统：让“卷件融合”落地

制度有了、规则清楚了，接下来的问题是：怎么管得过来？

传统的人工管理模式面临几个绕不开的瓶颈：

- **收集难**：文件散落在各部门、各项目组手里，靠人工催收效率低、遗漏多。

- **整理乱**：不同档案类型有不同整理规则，靠“师傅带徒弟”口口相传，标准不统一。

- **查找慢**：几十个文件柜、上百盒档案，找一份合同要翻半天。

- **安全弱**：权限靠口头约定，谁看过、谁改过没有记录，存在合规风险。

《企业档案管理规定》专设“档案信息化建设”一章，明确了企业档案信息化建设的工作目标和建设思路，提出

了电子档案管理信息系统的功能要求。档案管理系统不是大企业的“奢侈品”，而是帮助企业把上述规范落地的“

基础设施”。

一套适配企业的数字档案管理系统，应做到：

- **收得进来**：支持在线收集，各部门、各项目文件可随时归档，避免“突击补档”。

- **存得安全**：支持本地化部署确保数据自主可控；三员分立管理（系统管理员、安全保密员、安全审计员）实现

权限制衡；操作日志全程可追溯。

- **管得规范**：支持按“件”或按“卷”灵活整理，适配人事、研发、项目、会计等不同档案类型；元数据管理、分

类管理确保归档有章可循。

- **用得高效**：OCR识别、全文检索让“翻箱倒柜”成为历史；借阅登记、利用台账让档案流转清晰可控。

讲清楚了哪些按卷、哪些按件，接下来是一个关键问题：两种方式并存，怎么管得过来？

传统纸质时代，“按卷”和“按件”是两套完全不同的整理体系——卷有卷的编号、件有件的编号，卷盒和文件盒不能

混排，管理起来颇为繁琐。

但在数字档案管理系统中，“卷”和“件”不再是物理上的对立，而是逻辑上的统一。一套成熟的系统应做到：

- **灵活适配**：支持按“件”或按“卷”两种整理方式，企业可根据不同档案门类灵活选择。文书档案按件整理、人事

档案按卷整理，在同一个系统中和谐共存。

- **逻辑关联**：按卷整理的档案（如人事档案的“一人一卷”），在系统中可以通过员工号等字段将所有“件”关联在

一起——实体上每份材料独立存储、独立更新，查阅时一键调出全部档案。这就是 “卷件融合” 的管理思路。

- **统一检索**：无论按件还是按卷整理的档案，都可在同一个搜索框中全文检索，利用者无需关心档案的整理方式。

成都中禁创科数字档案管理系统正是基于上述逻辑设计的产品。系统参照《电子档案管理系统基本功能规定》等行业规范

研发，覆盖档案“收—存—管—用”全生命周期，目前已适配鲲鹏920 ARM架构、银河麒麟系统和达梦数据库，支持独立本

地化部署，不限用户数和档案条目。

系统分为标准版和AI旗舰版。标准版已覆盖个人事务、业务管理、收集中心、归档中心、利用中心、库房管理、安全管理、

系统管理等核心模块——从全宗管理、元数据管理、档案分类管理，到档案收集、整理、保存、利用的全流程。无论是按件

整理的文书、照片、实物档案，还是按卷整理的人事、研发、项目、会计档案，系统均能灵活适配。企业可根据自身发展阶

段和档案管理需求灵活选择，无需为用不上的功能买单。

七、几点实操建议

第一，先定制度，再动手整理。企业应先编制自己的“三合一”制度——明确档案分类方案、归档范围和保管期限表。制度

明确了，该按卷还是按件、该存多久，才有据可依。

第二，按类施策，不搞一刀切。人事“一人一卷”、项目“按项目组卷”、文书“按件整理”、照片“一张一件”——

不同档案类型适用不同规则，不能用一种方法管所有档案。

第三，保管期限要分清。企业档案保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。不是所有档案都要永久保存，也

不是所有档案到期就能销毁。

第四，信息化是必选项，不是可选项。当企业发展到一定规模，纸质加Excel的管理方式必然触及天花板。一套能同时支持“按卷”和“按件”两种整理方式的数字

档案管理系统，不是“高档配置”，而是帮助企业把规范落地的实用工具。

第五，“卷件融合”是趋势。纸质时代“一卷到底”是物理限制，数字化之后“逻辑组卷、物理按件”成为可能。企业完全可

以既保留按卷的系统性，又获得按件的灵活性——这是数字档案管理给企业带来的最大红利。

档案管理不是把文件锁进柜子，而是让信息服务于业务。搞清楚哪些按卷、哪些按件，建立好“三合一”制度，再用合适的工具

把规则落地——这三件事做扎实了，档案就不再是“死材料”，而是企业可随时调用的“活资产”。