很多企事业单位在推进档案数字化时，常常面临这样的现实困境：纸质档案与电子文件混杂散落、档案著录不规范、缺少

标准化归档流程；人员少、档案工作量大，缺少专业信息化团队；既要满足档案国标行业规范，又不希望投入过高成本，

希望一套系统可以覆盖档案全生命周期管理。

成都中禁创科数字档案管理系统标准版，面向中小机关、制造企业、事业单位打造，贴合档案行业相关国家标准，完整覆

盖收集、管理、存储、利用业务链条，兼顾轻量化部署、灵活配置、合规管控，解决大部分单位档案数字化建设中的常见

痛点。

一、档案收集：标准化采集，解决档案归集杂乱、整理效率低难题

档案收集是数字化的起点，不少单位存在文件来源分散、扫描件与条目无法匹配、手工录入工作量大、存量档案批量入库

难等问题。 标准版提供完整的收集中心能力，支持多途径档案归集： 1. 支持单条新增条目、复制条目、批量修改、批量删除，适配文书、合同、科技、会计等多门类档案整理工作； 2. 支持PDF、图片等原文**批量上传、批量挂接**，可依据档号、文件名自动完成条目与扫描原文配对，大幅减少人工匹配

工作量； 3. 支持Excel模板导入导出，存量数字化档案可以批量导入系统，适合历史扫描PDF集中入库；具备OCR识别录入能力，借助

扫描件识别提取档案信息，降低手工著录压力；

4. 完整归档审批流程，档案整理完成后发起归档申请，线上完成审批流转，从收集库转入归档库，实现整理到正式归档闭环。

解决痛点：文件四处分散、原件与目录对不上、存量档案录入慢、归档缺少审批流程。

二、档案管理：灵活配置，解决配置繁琐、门类适配差的问题

很多普通文件存储工具，字段固定无法修改，不能适配企业合同、科技项目、人事等个性化档案；而大型系统又过于复杂，

上手门槛高。

系统标准版内置可视化零代码配置能力，通过14步标准化初始化流程，帮助管理员快速搭建整套档案体系：

1. 组织与权限管理：搭建单位‑部门‑科室三级组织架构，支持人员账号维护；采用角色权限模型，区分菜单权限与档案库

数据权限，不同岗位看到不同档案库数据；可按需开启**三员管理模式**，满足等保、涉密相关管理要求。

2. 全宗、元数据、词典配置：支持新建全宗并关联组织机构；自定义元数据分组与著录字段，可根据合同、工程、文书档

案自由增减字段；配置密级、保管期限、归档方式等标准化词典，实现下拉选择录入，避免录入不统一。

3. 库模板+档案库分离设计：先配置库模板（蓝图），再生成收集库、归档库；档号规则、盒号规则、表单布局、报表模板

均可可视化配置，备考表、归档目录、档案盒脊背直接打印输出。4. 档案业务管理：档案鉴定、到期销毁申请、档案移交、档案装盒上架，兼顾电子档案与实体库房管理；支持3D库房可视化、

温湿度、安全检查记录登记，线上管理实体档案。

解决痛点：著录字段固化不能改、多类档案无法适配、权限划分粗、实体档案和电子档案两套台账割裂。

三、档案存储：规范存储，解决存储混乱、备份迁移不合规

部分单位把档案直接存共享盘、网盘，文件随意堆放，缺少规范目录，后期移交、备份、迁移极易出现文件丢失，无法通过

档案检查验收。

1. 系统按照档号规则自动生成后台标准化存储目录，区分收集库、归档库，电子档案与元数据绑定保存，元数据自动记录真

实存储路径；

2. 内置四性检测能力，可按需开启真实性、完整性、可用性、安全性检测，归档、移交环节开展合规校验，满足电子档案长

期保存要求；

3. 支持逻辑删除与物理删除区分，删除档案进入回收站，避免误删带来数据丢失；支持数据导出、备份，为档案移交、离线

备份提供支撑；

4. 适配国产化软硬件环境，支持私有化部署，支持远程部署上线，县域、厂区无需工程师长期驻场，配置完成后即可开展著

录入库工作。

解决痛点：文件乱堆、元数据和文件脱节、存储不合规、无法满足四性检测、备份迁移风险高。

四、档案利用：高效查阅，解决查找慢、借阅管理难

传统纸质档案，找一份档案要翻阅档案柜；线下借阅登记靠纸质本子，归还、催还、借阅历史很难追溯，跨部门调阅效率低

下。 1. 支持目录检索、全文检索，依据档号、题名、文号、时间、责任者多维度快速检索档案；基于权限控制检索结果，无权限

人员看不到敏感档案；

2. 线上查阅申请流程，发起查阅、多级审批，在线浏览电子副本，减少纸质原件调取频次； 3. 兼顾实体档案借阅登记，支持线上审批登记、线下手工登记，归还登记、借阅催还、借阅历史台账完整留存； 4. 个人工作台汇集待办、我的申请、已办事项，档案借阅、移交、销毁待办集中展示；支持档案收藏夹，高频档案快速调取。

解决痛点：档案查找耗时长、借阅登记纸质化、借阅历史无记录、原件反复借阅损耗。

五、安全防护：多层管控，筑牢电子档案安全底线

电子档案安全是档案管理底线，标准版从权限、日志、文件校验、水印多维度构建安全体系。

1. 细粒度权限隔离：菜单权限+档案库数据权限双重管控，不同角色限定新增、修改、删除、查阅、下载打印权限；支持会

话管理，管理员可以查看在线用户、强制异常会话下线；

2. 完整操作日志审计：登录、修改条目、删除、下载、移交、销毁全流程留痕，操作行为可追溯审计；

3. 原文校验与水印打码：支持原文哈希校验，检测文件是否被篡改；文档预览支持添加水印、智能打码，防止档案信息外泄；

4. 账号安全管控：密码策略、账号锁定、密码重置，防止账号越权使用；开启三员管理后，实现管理员、保密员、审计员三

权分立，进一步规避人为操作风险。

解决痛点：权限一刀切，谁都能查看全部档案；操作没有记录，篡改无法溯源；档案下载泄露缺少防护。

中禁创科数字档案管理系统标准版，不追求过度冗余的高阶功能，聚焦企事业单位真实档案业务需求，完整落地档案收‑管‑存

‑用全生命周期管理。无论是机关事业单位，还是制造、工程类企业，既可以现场实施，也支持远程轻量化部署，先上线入库、

后续再开展专项培训，帮助单位低成本完成档案数字化合规建设。

免责声明：本文为产品功能介绍，具体功能以实际部署版本为准，项目实施需要结合单位硬件环境、档案现状综合评估。