为方便用户能快速上手成都中禁创科的数字档案管理系统，我们技术人员将系统整个初始化过程拆解为14个步骤，并分为四个
阶段（当然我们也可免费帮助用户完成系统初始化搭建）写入我们的系统用户手册中，具体如下：
适用角色：超级管理员（默认账号 admin）
预计耗时：20～30 分钟（视组织架构复杂程度而定）
操作原则：请严格按编号顺序执行，前面步骤未完成时，后续操作可能因缺少基础数据而报错或无法生效。
· 阶段一：准备工作（步骤 1～2）
· 阶段二：搭建组织与权限骨架（步骤 3～7）
· 阶段三：配置业务基础数据（步骤 8～12）
· 阶段四：赋权与流程激活（步骤 13～14）
阶段一：准备工作
☐ 步骤 1：管理员登录与密码修改
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 系统登录页 |
操作 | ① 输入默认账号 admin / 默认密码 admin@123
② 点击【登录】 |
⚠️ 强制安全要求 | 首次登录后，必须立即修改密码。路径：右上角个人头像 → 【个人信息管理】→【密码修改】 |
✅ 完成标志 | 使用新密码能重新正常登录系统 |
❗ 重要提示：若默认密码无法登录，请检查系统是否已完成授权注册（参考 2.1 注册与授权）。生产环境下，请勿将默认密码交
付他人使用。
☐ 步骤 2：自定义系统信息（可选但推荐）
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【系统管理】→【系统信息维护】 |
操作 | 自定义以下内容：
① 系统登录名称（如“XX集团数字档案管理系统”）
② 登录页背景图
③ 系统 Logo（左上角）
④ 版权申明信息 |
✅ 完成标志 | 退出登录后，登录页已显示为自定义名称及背景 |
阶段二：搭建组织与权限骨架
☐ 步骤 3：创建顶级组织机构（公司/单位）
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【安全管理】→【组织机构】 |
操作 | ① 点击【新增】
② 上级机构选择【根节点】
③ 录入单位/公司全称及编码
④ 机构类型选择 “机构（公司）”
⑤ 点击【提交】 |
✅ 完成标志 | 左侧组织机构树中已出现贵单位名称的根节点 |
📌 说明：一个系统中只能有一个“根节点”下的顶级机构。若贵单位有多个下属独立法人，可在此顶级机构下继续创建二级机构。
☐ 步骤 4：创建部门与科室（二级/三级组织）
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【安全管理】→【组织机构】 |
操作 | ① 选中顶级机构节点，点击【新增】
② 录入部门名称，上级机构选择顶级机构，机构类型选 “部门”
③ 同理，选中部门节点继续新增，机构类型选 “科室”
④ 逐级完成全部组织架构搭建 |
✅ 完成标志 | 组织树已完整展示“公司 → 部门 → 科室”三级结构 |
☐ 步骤 5：创建人员信息（关键步骤）
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【安全管理】→【人员管理】 |
操作 | ① 在左侧组织树中，选中刚才创建的部门与科室
② 右侧点击【新增】
③ 录入人员的姓名、登录名（不可为 admin）、手机号等，用户类型选择“管理员”或“普通用户”
④ 点击【提交】 ⑤ 重复操作，批量完成所有人员创建 |
⚠️ 常见错误 | 将登录名填入“admin”。 |
✅ 完成标志 | 在“人员管理”中能查询到该账号，状态为“正常” |
📌 新增人员初始化密码由系统参数 SYS_PWD 控制，初始密码咨询我方技术安装人员。首次登录后可自行修改。
☐ 步骤 6：创建角色并分配菜单权限
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【安全管理】→【角色管理】 |
操作 | ① 点击【新增】，录入角色名称（如“管理员” “普通用户”）
② 在 “菜单权限” 页签中，勾选该角色允许访问的功能菜单
③ 点击【提交】保存角色
④ 在角色列表中，点击对应角色的【授权】按钮，将该角色绑定给步骤 5 中创建的具体人员 |
✅ 完成标志 | 被授权人员使用自己的账号登录后，左侧菜单已按角色权限正确显示 |
阶段三：配置业务基础数据
☐ 步骤 7：新建全宗并关联组织机构
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【业务管理】→【全宗管理】 |
操作 | ① 点击【新增】，录入全宗名称和 4 位全宗号（如 A001）
② 新建完成后，点击该全宗的【关联机构】
③ 勾选本机构及下属子机关（注意：一个组织机构只能关联一个全宗）
④ 指定全宗管理员（建议为超级管理员本人） |
✅ 完成标志 | 全宗列表中已显示该全宗，且关联机构处显示“已关联” |
☐ 步骤 8：创建元数据分组与著录项
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【业务管理】→【元数据管理】→【分组管理】 |
操作 | ① 点击【新增】，按档案门类（如文书、科技、会计）创建元数据组
② 进入【录入维护】子模块，选中某个分组
③ 点击【新增】，录入具体著录项（如题名、文号、责任者、日期）
④ 如需批量导入，可使用 Excel 模板一次性导入 |
✅ 完成标志 | 所有预使用的著录项字段均已存在于对应元数据分组中 |
☐ 步骤 9：创建档案分类体系（可选）
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【业务管理】→【档案分类管理】 |
操作 | ① 点击【新增】，第一级分类不需填写“父类”
② 第二级、第三级分类需依次选择上级节点
③ 示例：管理类（GL）→ 行政管理（GL·XZ）→ 综合行政（GL·XZ·ZH） |
✅ 完成标志 | 分类树已按贵单位档案分类方案完整呈现 |
☐ 步骤 10：配置词典（标准化下拉值）
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【业务管理】→【词典管理】 |
操作 | ① 首先创建词典分组（如“密级”“保管期限”“归档方式”）
② 在对应分组下点击【新增】，录入词典编码和词典名称
③ 示例：密级组下新增 01-绝密、02-机密、03-秘密、04-非保密 |
✅ 完成标志 | 在条目录入时，对应字段（如密级）已出现下拉选项并可正常选择 |
☐ 步骤 11：创建库模板
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【业务管理】→【档案库管理】→【库模板管理】 |
操作 | ① 首先新增库模板组（如“文书类模板组”）
② 选中该组，点击【新增】创建具体模板
③ 录入模板名称，并关联已建好的 元数据分组、档案类型、归档方式
④ 进入【著录项管理】，勾选该模板需要显示的字段
⑤ 进入【规则定义】，设置档号生成规则、盒号规则、分组定义（如按年度分组）、组卷规则、OCR录入规则
⑥ 进入【四性检测】，按需启用检测项
⑦ 进入【报表设置】，配置备考表、盒脊等打印模板 |
⚠️ 特别注意 | 档号生成规则一旦确定，后续正式数据录入后请勿随意更改，否则可能导致历史档案档号混乱。 |
✅ 完成标志 | 新建档案库时，能在“选择模板”下拉列表中看到该模板 |
☐ 步骤 12：正式创建档案库（收集库 + 归档库）
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【业务管理】→【档案库管理】→【档案库管理】 |
操作 | ① 在左侧选中目标全宗，点击【新增】创建档案库组（如“2026年度文书档案”）
② 选中该组，点击右侧【新增】创建档案库
③ 录入库名称、库编码，模板选择步骤 12 已创建的模板
④ 库类型根据用途选择：
- 数据收集整理阶段 → 选 “收集库”
- 最终归档保存 → 选 “归档库”
⑤ “在线查看转换”和“版式文件转换”均选【是】
⑥ 若为归档库，还需将“全文检索”选为【是】
⑦ 提交后，进入该库的【存储规则设置】，按“全宗号/档案库编码”或自定义规则配置 |
✅ 完成标志 | 档案库列表中已显示新库，且可点击进入进行条目管理 |
阶段四：赋权与流程激活
☐ 步骤 13：档案库角色赋权
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【安全管理】→【角色管理】 |
操作 | ① 找到步骤 7 已创建的角色，点击【编辑】
② 切换到 “档案库管理权限” 和 “特殊权限” 页签
③ 勾选该角色允许操作的具体档案库（如“2026年度文书档案”）及允许的操作（新增/修改/删除/查阅等）
④ 点击【提交】保存 |
✅ 完成标志 | 非管理员账号登录后，已能看到目标档案库并执行权限内的操作 |
☐ 步骤 14：部署工作流（审批流程激活）
项目 | 内容 |
操作人 | 超级管理员（admin） |
入口 | 【系统管理】→【工作协同】→【工作流定义】 |
操作 | ① 选择目标全宗，点击【新增】
② 填写工作流名称，选择工作流类型（如“档案归档”“档案移交”“电子查阅”“实体借阅”）
③ “关联模板”建议全选
④ 提交后，点击该流程操作栏的【设计模型】图标
⑤ 通过可视化拖拽，设定审批节点及各节点审批人
⑥ 关键设置：
- 同意流转条件：${approved == true}
- 拒绝流转条件：${approved == false}
⑦ 部署模型，状态变为“激活”
⑧ 为每种业务类型（归档、移交、销毁、查阅）分别创建并部署对应流程 |
✅ 完成标志 | 在发起“归档申请”或“查阅申请”时，能正常弹出审批流并流转至审批人待办 |
至此整个系统初始就已完成。完整系统用户手册可联系我们免费领取
