一、客户概况

四川XX力科技有限公司是四川本地科技服务企业，主营弱电工程、建筑智能化工程、安防系统搭建、网络工程、消防设施工程及计算机软硬件开发、系统集成等业务。企业规模30余人，下设行政综合部、销售部、工程部，为典型的中小型项目型工程企业。

企业深耕本地工程服务，长期承接各类政企配套项目，积累了大量业务重要文件。上线数字化档案管理系统前，企业无档案管理概念更无标准化档案管理体系，无规范归档流程，档案管理完全依托人工零散存储。核心档案存量如下：

- 各类项目合同、采购合同500余份，配套招投标文件、报价清单、施工资料、竣工验收报告等纸质附属资料，共计5万余页；

- 人事合同30余份，员工简历、职业资格证书等人事配套资料300余页。

二、原有档案管理痛点

依托传统人工、分散存储的管理模式，企业档案长期存在存放混乱、权责不清、管控缺失等问题，严重影响企业经营管理，核心痛点随着企业发展日趋明显：

1. 项目档案分散存储，资产极易流失

企业无统一档案归口，项目合同、施工图纸、验收凭证等核心资料，主要存储于对应项目经理个人电脑，公司服务器备份不全。项目竣工、员工调岗或离职后，极易出现资料缺失、断层问题，导致项目对账、尾款结算、售后维保无有效凭证，不仅降低工作效率，还直接造成企业经济损失。

2. 人事资料存放杂乱，办公效率偏低

人事合同、员工资质、简历等资料分散存放于行政纸质档案、行政办公电脑、公司服务器三处，资料不同步、不统一。日常招投标资质调取、人员资料核查需多处翻找，流程繁琐，严重影响招投标筹备进度。

3. 缺乏管控体系，档案存在安全隐患

原有档案无权限划分、无借阅登记、无操作留痕机制，所有文件开放式存储，可随意拷贝、转发，涉密项目合同、施工方案缺乏安全防护，存在资料外泄、篡改风险，无法保障企业数据资产安全。

三、数字化落地方案

针对企业零档案管理基础、资料分散、无专职档案人员、轻量化管理的核心需求，我方部署成都中禁创科数字档案管理系统（标准版），整体落地周期半个月。

依托系统原生的档案分类管理、元数据管理、档案收集归档、借阅台账、角色权限管控、水印防护、档案统计等标准化功能，为企业从零搭建适配工程行业的轻量化档案管理体系，完成存量档案规整、分类入库、权限配置与流程标准化建设。

四、核心落地应用场景

1. 统一档案归口，盘活项目数据资产

通过系统档案分类管理功能，结合弱电工程业务特性，搭建标准化多级档案目录，涵盖招投标资料、项目合同、采购资料、施工文件、验收报告、售后资料等全类目。将分散在员工个人设备、服务器、线下档案室的零散资料统一归集、梳理、电子化归档，彻底改变档案“个人持有、企业无存”的现状，让项目资料转化为企业可沉淀、可复用的数字化资产。

2. 规整人事资质档案，便捷业务调取

单独搭建人事专属档案库，对企业人事合同、员工简历、职业资格证书等资料进行统一电子化归档管理。彻底解决人事资料多渠道散落、查找困难的问题，大幅提升招投标资质核验、人员管理的工作效率。

3. 标准化元数据录入，实现精准检索统计

依托系统元数据管理功能，标准化录入每份合同、项目资料的核心信息，包含合同名称、合作单位、签约时间、项目负责人、合同类型、履约情况等关键内容。规整完成后，可通过系统快速检索、条件筛选、数据统计，替代传统人工翻找模式，大幅提升档案查阅效率。

4. 规范借阅流程，实现全程溯源管控

启用系统借阅登记、档案利用台账功能，建立标准化档案借阅审批流程。所有档案查阅、借阅、下载操作均需线上申请、审批，全程操作留痕、可追溯，彻底杜绝以往资料随意转发、私自拷贝、无记录使用的乱象。

5. 分级权限管控，筑牢档案安全防线

通过系统机构人员与角色管理功能，按需配置部门权限：行政部拥有全库归档、审核、管理权限，工程部仅可查阅对应项目施工及验收资料，销售及普通员工实行权限隔离。搭配系统水印打码功能，有效防止涉密资料外泄、私自传播，全方位保障企业档案安全。

6. 轻量化部署，适配小微企业运维

系统标准版功能精简务实、无冗余模块，操作简单易上手。企业无专业档案管理人员，经简单培训即可独立完成档案收集、归档、维护、借阅管理等日常工作，无需增设专职岗位，适配中小微企业轻量化运维需求。

五、阶段性落地成果

本次上线运行半月，以档案规整、漏洞补齐、体系搭建为核心，阶段性成效显著，真实落地成果如下：

- 构建企业首个标准化档案管理体系，终结档案分散、无序管理的现状；

- 完成500余份合同、5万余页存量资料初步规整入库，实现档案统一归口；

- 人事、资质档案集中归档，彻底解决多渠道查找、资料混乱问题；

- 建立权限管控、借阅留痕机制，补齐企业档案安全管理短板；

- 规避人员变动、设备故障导致的档案流失风险，锁住企业项目资产；

- 档案检索调取效率大幅提升，有效赋能投标、对账、维保等业务开展。

六、客户评价

“我们之前没有专业的档案管理意识，认为档案管理是大企业和政府单位才需要的，项目资料、人事资料长期分散存放，资料丢失、查找困难是常态。上线中禁创科档案系统半个月，我们终于把所有核心资料统一规整入库，让企业资料不再依附于个人，从根本上解决了资料流失的核心问题，贴合我们这种中小企业的实际管理需求。”

七、案例总结

对于弱电工程、系统集成类中小项目型企业，档案分散私有化存储、无法沉淀复用是核心管理痛点，极易引发资产流失、业务受阻等各类问题。成都中禁创科数字档案管理系统标准版，聚焦中小微企业真实刚需，摒弃冗余噱头功能，以轻量化部署、标准化管控、高实用性为核心优势，帮助本地中小企业快速搭建合规、高效、安全的档案管理体系，规范企业内部管理、规避经营风险、沉淀数字化资产。